Bảng dự toán chi phí thuê thiết bị triển lãm sự kiện chi tiết nhất

Khi tham gia các hội chợ và triển lãm, việc kiểm soát ngân sách là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Trong đó, chi phí thuê thiết bị triển lãm sự kiện chiếm tỷ trọng lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng gian hàng của bạn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các hạng mục cần đầu tư, cách tối ưu ngân sách cũng như những lưu ý quan trọng để đảm bảo gian hàng luôn nổi bật mà vẫn nằm trong kế hoạch tài chính dự kiến. Hãy cùng tìm hiểu ngay dưới đây.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê thiết bị triển lãm sự kiện

Chi phí thuê thiết bị triển lãm sự kiện không cố định mà phụ thuộc vào nhiều biến số khác nhau. Để lập dự toán chính xác, doanh nghiệp cần làm rõ quy mô, mục tiêu và vị trí gian hàng.

Quy mô và diện tích gian hàng

Diện tích gian hàng càng lớn thì số lượng thiết bị cần sử dụng như khung giá, hệ thống chiếu sáng, bàn ghế tiếp khách hay màn hình LED càng tăng. Việc thuê thiết bị cho gian hàng 9m2 chắc chắn sẽ thấp hơn nhiều so với các gian hàng thiết kế đặc biệt có diện tích từ 36m2 trở lên.

Loại hình thiết bị và công nghệ sử dụng

Những thiết bị tiêu chuẩn như bàn ghế nhựa, kệ catalogue thường có chi phí thấp. Ngược lại, nếu bạn lựa chọn các thiết bị công nghệ cao như màn hình cảm ứng, tivi độ phân giải lớn, hệ thống âm thanh chuyên nghiệp hoặc các loại vật liệu trang trí đặc thù, mức chi phí thuê sẽ tăng đáng kể.

Các hạng mục chi phí thuê thiết bị triển lãm sự kiện phổ biến

Để tối ưu hóa ngân sách, doanh nghiệp cần phân loại rõ các nhóm thiết bị cần thuê:

Thiết bị phục vụ trưng bày

Đây là nhóm thiết bị thiết yếu bao gồm: kệ trưng bày sản phẩm, vách ngăn, khung treo poster, giá để brochure. Việc thuê các thiết bị này thường được tính theo ngày hoặc theo trọn gói kỳ triển lãm.

Hệ thống ánh sáng và kỹ thuật

Ánh sáng là linh hồn của gian hàng triển lãm. Các đơn vị tổ chức thường cung cấp dịch vụ cho thuê đèn pha, đèn rọi ray (track light), đèn LED dây để làm nổi bật sản phẩm. Ngoài ra, hệ thống điện lưới và ổ cắm cũng là hạng mục cần lưu ý trong báo giá.

Nội thất và thiết bị hỗ trợ khác

Bao gồm quầy lễ tân (counter), bàn ghế bar, ghế ngồi tiếp khách, thảm trải sàn hoặc bục phát biểu. Lựa chọn kiểu dáng nội thất phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu sẽ giúp gian hàng của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách tham quan.

Làm thế nào để tối ưu chi phí thuê thiết bị triển lãm sự kiện?

Để tránh phát sinh những khoản chi không đáng có, doanh nghiệp nên có kế hoạch cụ thể:

• Lên danh mục thiết bị cần thiết từ sớm: Tránh thuê dàn trải những thiết bị không thực sự phục vụ cho mục tiêu thu hút khách hàng.
• Hợp tác với đơn vị thi công chuyên nghiệp: Các đơn vị thiết kế, thi công gian hàng uy tín thường có sẵn các thiết bị hỗ trợ hoặc có chính sách giá tốt khi kết hợp thuê trọn gói, giúp giảm thiểu chi phí trung gian.
• Kiểm tra tình trạng thiết bị trước khi ký hợp đồng: Đảm bảo các thiết bị điện tử, nội thất còn mới và hoạt động tốt để tránh phải thuê bổ sung hoặc sửa chữa trong quá trình triển lãm diễn ra.

Đơn vị thiết kế thi công gian hàng triển lãm

Công ty TNHH Arta Việt Nam
VPGD Hà Nội: P1608 nhà A2 Khu đô thị Green Star, 234 Phạm Văn Đồng, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Xưởng sản xuất: Phố Trạm, Long Biên, Hà Nội
Cơ sở HCM: Xuân Thới Sơn, Hóc Môn, tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0964 6353 21
Email: [email protected]
Website: www.vietdz.com / www.artavietnam.com