Các khoản chi phí ẩn khi tham gia triển lãm mà doanh nghiệp cần biết

Tham gia hội chợ, triển lãm là cơ hội tuyệt vời để quảng bá thương hiệu và tiếp cận khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào chi phí thuê diện tích và thiết kế gian hàng, dẫn đến việc hụt ngân sách do chưa lường trước các khoản chi phí ẩn khi tham gia triển lãm. Bài viết này sẽ giúp bạn liệt kê những chi phí phát sinh thường gặp, từ đó giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tài chính chính xác và tối ưu hóa hiệu quả khi thiết kế, thi công gian hàng triển lãm.

Tại sao bạn cần lưu ý đến các khoản chi phí ẩn khi tham gia triển lãm?

Việc lập ngân sách cho một sự kiện hội chợ không chỉ dừng lại ở phí thuê mặt bằng hay hợp đồng thi công gian hàng. Các khoản chi phí ẩn khi tham gia triển lãm thường bị bỏ qua nhưng lại chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí cuối cùng. Nếu không dự trù kỹ, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng "vung tay quá trán", làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của chiến dịch marketing.

1. Chi phí quản lý và phí dịch vụ tại chỗ của Ban tổ chức

Ngoài tiền thuê đất, Ban tổ chức thường thu thêm các khoản phí liên quan đến dịch vụ hạ tầng như: phí đấu nối điện nước, phí internet tốc độ cao, phí an ninh ngoài giờ, hoặc phí đăng ký thi công ngoài giờ hành chính. Đây là những chi phí cố định theo quy định của địa điểm tổ chức mà các đơn vị thiết kế thi công thường không thể can thiệp.

2. Chi phí logistics và vận chuyển vật tư

Việc vận chuyển vật phẩm trưng bày, quà tặng, tài liệu marketing đến tận nơi tổ chức thường phát sinh phí bốc xếp, phí xe nâng hoặc phí lưu kho nếu hàng hóa đến sớm hơn quy định. Doanh nghiệp cần làm việc chặt chẽ với nhà thầu để nắm rõ quy trình vận chuyển, tránh việc phải trả thêm phí dịch vụ tại chỗ rất cao từ đơn vị vận hành địa điểm.

3. Chi phí phát sinh từ việc thay đổi thiết kế và thi công bổ sung

Nhiều doanh nghiệp thường nảy sinh ý tưởng mới hoặc muốn chỉnh sửa thiết kế vào phút chót. Việc thay đổi vật liệu, bổ sung hạng mục trang trí hoặc yêu cầu thi công tăng ca để kịp tiến độ đều sẽ kéo theo chi phí phát sinh đáng kể. Để hạn chế điều này, việc lựa chọn đơn vị thiết kế thi công gian hàng triển lãm chuyên nghiệp ngay từ đầu là vô cùng quan trọng.

4. Chi phí nhân sự và các dịch vụ hỗ trợ

Đừng quên dự trù chi phí cho nhân viên đứng quầy, chi phí ăn ở, đi lại trong những ngày diễn ra triển lãm. Ngoài ra, nếu bạn cần thuê thêm PG, hoạt náo viên hoặc dịch vụ vệ sinh gian hàng chuyên sâu trong suốt thời gian sự kiện diễn ra, đây cũng được xem là các khoản chi phí ẩn khi tham gia triển lãm cần được tính toán kỹ.

Lời khuyên để tối ưu ngân sách cho gian hàng triển lãm

Để quản lý tốt ngân sách, hãy luôn để ra một khoản dự phòng từ 10-15% tổng ngân sách cho các chi phí không tên. Đồng thời, hãy yêu cầu các nhà thầu cung cấp bảng dự toán chi tiết, minh bạch ngay từ đầu để tránh tình trạng phát sinh ngoài ý muốn sau này.

Đơn vị thiết kế thi công gian hàng triển lãm

Công ty TNHH Arta Việt Nam
VPGD Hà Nội: P1608 nhà A2 Khu đô thị Green Star, 234 Phạm Văn Đồng, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Xưởng sản xuất: Phố Trạm, Long Biên, Hà Nội
Cơ sở HCM: Xuân Thới Sơn, Hóc Môn, tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0964 6353 21
Email: [email protected]
Website: www.vietdz.com / www.artavietnam.com